CREAR
O ACTUALIZAR UNA LÍNEA DE BASE O UN PLAN PROVISIONAL
Un
proyecto bien administrado a menudo implica comparar un proyecto con su versión
anterior. Esto es una parte fundamental del seguimiento de un proyecto.
Sin
embargo, antes de comenzar a realizar un seguimiento de la programación, debe
establecer una línea de
base para poder compararla más adelante con la
programación actualizada del proyecto. A medida que avance el proyecto, es
posible que también desee guardar periódicamente un plan provisional.
Para
definir o actualizar una línea de base o un plan provisional en un proyecto de empresa,
debe conectarse a Microsoft Office Project Server y disponer de
los permisos necesarios. Para obtener más información sobre la configuración de
los permisos, póngase en contacto con el administrador del servidor.
Una
línea de base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia
principales (en cinco categorías: previsiones de fechas de inicio, fechas de finalización, duración, trabajo y costos) que puede definir para registrar el plan de proyecto
original una vez finalizado y depurado. Conforme avanza el proyecto, puede
definir otras líneas de base (hasta un total de 11 para cada proyecto) para
medir los cambios realizados en el plan. Por ejemplo, si el proyecto tiene
varias fases, puede guardar una línea de base distinta al final de cada fase
para comparar los valores previstos con los datos reales.
Como
la línea de base proporciona los puntos de referencia con los que se compara el
avance real del proyecto, ésta debe incluir los cálculos más
optimistas para la duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización,
los costos y otras variables del proyecto que desee supervisar. La línea de
base puede representar también una obligación contractual del proyecto. La
información de línea de base que difiere sistemáticamente de los datos actuales
puede ser una indicación de que el plan original ya no es preciso, debido
probablemente a que debe revisarse el alcance del proyecto o a un cambio en la
naturaleza de éste. Puede modificar o rediseñar la línea de base en cualquier
momento del proyecto, si las partes
interesadas del mismo están de acuerdo en que la diferencia justifica
este cambio. Es posible que le resulte especialmente útil definir varias líneas
de base para proyectos de larga duración o proyectos en los que la línea de
base ha resultado irrelevante debido a cambios importantes en las tareas o los
costos programados.
Planes
provisionales
Un
plan provisional, por otro lado, es un conjunto de datos actuales del proyecto
que se guarda una vez que comienza el proyecto, y que puede comparar con la
línea de base para evaluar el progreso del proyecto. Un plan provisional guarda
solo dos tipos de información:
·
Fechas
de inicio actuales
·
Fechas
de finalización actuales
Puede
definir hasta 10 planes provisionales para un proyecto. Si necesita mantener un
registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseño,
es aconsejable que defina varias líneas de base en lugar de usar planes provisionales.
Por ejemplo, tal vez desee definir una línea de base en cada hito principal
de diseño. Posteriormente, si necesita guardar únicamente las fechas de inicio
y finalización de las tareas una vez iniciado el proyecto, puede definir varios
planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir un plan provisional
cada mes o cada trimestre.
DEFINIR
UNA LÍNEA DE BASE
En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.
Si va a definir una línea de
base para tareas específicas, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y
las tareas de resumen, que desea incluir en el plan de línea de base. (Si va a
definir una línea de base para todo el proyecto, omita este paso).
Para seleccionar tareas
contiguas, presione MAYÚS y haga clic en la primera y en la última tarea que
desee. Para seleccionar tareas que no están contiguas, presione CTRL y haga
clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la
vez.
Haga clic en la pestaña Proyecto. En el grupo Programación, elija Establecer línea de base y,
a continuación, haga clic en Establecer línea de base.
Haga clic en Establecer línea de base y,
a continuación, seleccione la línea de base que desea definir.
En Para, siga uno de estos procedimientos:
Para
definir la línea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto completo.
Para
definir la línea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista
Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.
En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir
los datos de línea de base:
En todas las tareas de resumen Active
esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas
seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo
contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede que no
reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.
De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Active
esta casilla si desea que los datos de línea de base de las tareas de resumen
seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas
agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de base.
DEFINIR UN PLAN PROVISIONAL
Haga clic en la pestaña Proyecto. En el grupo Programación, elija Establecer línea base y,
a continuación, haga clic en Establecer línea base.
Haga clic en Establecer plan provisional.
En el cuadro Copiar, haga clic en los valores de inicio y finalización o línea
de base que desea guardar. (Estos valores no están numerados).
En el cuadro En, haga clic en el nombre del plan provisional en el que desee
copiar los valores.
Los planes provisionales se
almacenan en los campos de inicio y finalización.
Si selecciona una línea de base
en el cuadro Copiar y otra en el cuadro En, guardará una línea de base en lugar de un plan provisional. Se
copiarán todos los datos de línea de base. Si selecciona una línea de base en
el cuadro Copiar y un plan
provisional de inicio y finalización en el cuadro En, solo se copiará la fecha de inicio y finalización de la línea
de base en el plan provisional.
Haga clic en Proyecto completo o Tareas seleccionadas para
guardar la parte de la programación que desee.
ACTUALIZAR UNA LÍNEA DE BASE O UN PLAN
PROVISIONAL
Si
después de definir una línea de base o un plan provisional cambia el plan
inicial, puede actualizar los datos guardados.
Si
se producen cambios en el plan mientras el proyecto está en marcha, tal vez le
resulte útil guardar un segundo conjunto de datos de línea de base o
provisionales en lugar de actualizar los datos guardados existentes.
En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.
En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y
las tareas de resumen, que contienen los datos de línea de base o provisionales
que desea actualizar. (Si va a actualizar datos de línea de base o
provisionales para todo el proyecto, omita este paso).
Para seleccionar tareas
contiguas, presione MAYÚS y haga clic en la primera y en la última tarea que
desee. Para seleccionar tareas que no están contiguas, presione CTRL y haga
clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a
la vez.
Haga clic en la pestaña Proyecto. En el grupo Programación, elija Establecer línea base y,
a continuación, haga clic en Establecer línea base.
Siga uno de estos pasos:
Si
va a actualizar una línea de base, haga clic en Establecer línea de base y,
a continuación, seleccione la línea de base que desea actualizar.
Si
va a actualizar un plan provisional, haga clic en Establecer plan provisional. En la lista Copiar, seleccione los datos que va a copiar. En la lista En, haga clic en el plan provisional que desea actualizar.
En Para, siga uno de estos procedimientos:
Para
actualizar los datos de línea de base o provisionales para todo el proyecto,
haga clic en Proyecto completo.
Para
actualizar los datos de línea de base o provisionales solo para las tareas que
ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.
En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir
los datos de línea de base actualizados:
En todas las tareas de resumen Active
esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas
seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo
contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede que no
reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.
De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Active
esta casilla si desea que los datos de línea de base de las tareas de resumen
seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas
agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de base.
Haga
clic en Aceptar.
Cuando
se le pregunte si desea sobrescribir los datos guardados existentes, haga clic
en Sí.
ANALIZAR DATOS DE LÍNEA DE BASE Y
PROVISIONALES
Una
vez definidos los datos de línea de base y provisionales, puede compararlos con
los datos previstos y reales para comparar el proyecto con los objetivos
iniciales.
Ver
información de línea de base del proyecto
Una
vez definida la línea de base para todo el proyecto, puede ver los datos
simultáneamente con los datos previstos actuales, los datos reales y la
variación.
En la ficha Proyecto, haga clic en Información del proyecto en el grupo Propiedades.
Haga clic en Estadísticas.
COMPARAR
LA INFORMACIÓN DE LÍNEA DE BASE Y LA INFORMACIÓN PROGRAMADA
Puede
comparar los datos de línea de base y los datos programados de dos formas
distintas:
Para
ver los datos de variación en una vista de hoja, haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Datos, haga clic enTablas y, a continuación, en Variación
Para
ver gráficamente los datos de variación, haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt y,
a continuación, haga clic en Gantt de seguimiento.
En
la tabla Variación se muestran las fechas de inicio y finalización de los datos
programados y los datos de línea de base, lo que le permite evaluar su
previsión sobre cómo debería progresar el proyecto (línea de base) frente a
cómo progresa en realidad (real).
Si
la variación del proyecto no muestra los valores previstos, puede deberse a
varias causas:
Es
posible que no haya definido una línea de base. La variación es el valor de
línea de base comparado con el valor real de un campo. Si no hay línea de base,
Project calcula esta diferencia usando un valor de 0 para los campos de línea
de base, lo que da lugar a variaciones tan grandes como el propio campo
programado. Por ejemplo, si tiene un costo programado de 60 dólares para
unatarea y no define una línea de base, el costo de línea de base es de 0
dólares. El campo Variación de costo indicará, por tanto, 60 dólares
Es
posible que haya definido varias líneas de base, pero Project usa solo los
valores de línea de base iniciales (es decir, los valores del campo Línea de base y no
los de Línea de base1 a Línea de base10) al calcular la variación. En ese caso, tal vez
aparezca información en los campos de variación, pero esa información puede no
estar actualizada y posiblemente sea demasiado grande
Puede
que haya agregado nuevas tareas al proyecto pero que no las haya agregado al
plan de línea de base. En ese caso, tal vez aparezcan variaciones iguales a los
valores programados.
Puede
que no haya actualizado los valores reales de las tareas finalizadas o en
curso. En ese caso, las variaciones podrían ser iguales que los valores
programados o más grandes de lo previsto.
Puede
que haya agregado nuevas tareas o recursos asignados y, después, haber definido
un plan de línea de base, y que la información de línea de base aún no se haya
actualizado para la tarea de resumen. En ese caso, se muestran valores precisos
de variación para las distintas tareas, pero no para las tareas de resumen.
COMPARAR
VARIAS LÍNEAS DE BASE
Si
desea mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante
la fase de diseño, tal vez desee definir varias líneas de base, ya que las
líneas de base contienen más valores que los planes provisionales. Para ver la
información de seguimiento de varias líneas de base, use la vista Gantt con
varias líneas de base.
En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.
Haga clic en Más vistas.
En el cuadro de diálogo Más vistas, seleccione Gantt de varias líneas base y, a continuación, haga clic enAplicar.
De manera predeterminada, en la vista
Gantt con varias líneas de base se muestran las tres primeras líneas de base
(Línea de base, Línea de base1 y Línea de base2). Para que se muestren otras
líneas de base, modifique los estilos de barra del diagrama de Gantt.
Definir
y guardar una línea base
Si su
jefe le pregunta por los progresos realizados en un proyecto en comparación con
el plan original, seguro que lo último que le apetece decir es "no lo
sé" Para evitar esta situación, antes de avanzar en un proyecto, defina y
guarde una línea base a modo de instantánea de la programación original.
Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base.
Seleccione la línea base que desea
definir.
Si lo desea, puede seleccionar hasta
11 líneas base para un único proyecto. Se recomienda esta opción cuando es
necesario comprobar con frecuencia el estado del proyecto.
Haga clic en Proyecto completo.
No
necesita realizar ningún paso especial para guardar la línea base. Cuando guarde su proyecto, la
línea base se guardará con él.
Sugerencia de administración de proyectos Si los datos
actuales de un proyecto no parecen sincronizarse con las líneas base, quizás
deba revisar con mayor detalle el plan original. Es posible que, por ejemplo,
el ámbito del proyecto haya cambiado o que necesite más recursos de los que
estimó en un primer momento. Consúltelo con las partesinteresadas en
su proyecto y considere la posibilidad de definir una nueva línea base con el
procedimiento anterior.
Obtenga
más información acerca de cómo supervisar el progreso
de su programa, ya sea usted principiante o experto.
ACTUALIZAR
UNA LÍNEA DE BASE
Si
agrega una tarea a su proyecto después de que se haya establecido una línea
base, podrá agregar la nueva tarea a esta línea base.
Seleccione la nueva tarea que desea
agregar a la línea base.
Si contiene subtareas, asegúrese de seleccionarlas también.
Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base y
seleccione la línea base que desea actualizar.
En el cuadro de diálogo Establecer
línea base, seleccione la línea base que desea actualizar.
En Para, haga clic en Tareas
seleccionadas.
Para agregar subtareas, haga clic en
una de las siguientes opciones de Resumir
líneas base para especificar cómo desea agregar las subtareas a las
tareas de resumen correspondientes.
Para todas
las tareas de resumen Se
resumen los datos de línea base actualizados de las nuevas tareas para todas
las tareas de resumen asociadas, no solo para las más próximas.
De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Solo se
actualizan los datos de línea base para las tareas de resumen seleccionadas.
Por lo general, elegirá esta opción para que solo reflejen los nuevos datos
resumidos las tareas de resumen más próximas.
INFORMES
Project
suministra cinco formatos de informes para los reportes del proyecto,
usted puede imprimir informes tales como
Project los suministra, o cambiarlos de acuerdo a sus necesidades y editando
los informes seleccionando diferentes opciones.
Seleccione
en el MENU VER el comando INFORMES, Project presenta el cuadro de diálogo
Informes; presione sobre la opción personalizados y escoja el informe que desee
modificar y haga clic sobre modificar para cambiar la información que muestra
el informe.
Para
la mayoría de los informes, en el separador Definición, especifique las
columnas que serán incluidas en el informe escogiendo una tabla. Puede hacer un
reporte con todas las tareas o recursos, seleccionar un filtro del cuadro de
diálogo y reportar información únicamente de tareas o recursos filtrados.
En
el separador Detalles, además puede controlar la forma de presentación de la
información.
También
puede crear informes nuevos, o copiar y luego editar cualquiera de los informes
originales listados en el cuadro de diálogos de VER INFORMES. Esto le permite
conservar la versión original del informe.
La
forma de editar cada uno de los informes es básicamente igual, aparece con
ligeras variaciones, dependiendo del informe que usted esté editando.
Cuando
usted está listo para imprimir su informe, usted puede establecer márgenes y
cualquier encabezamiento y pié de página.
A
continuación se explican los cinco tipos de informes que pueden producirse.
INFORMES GENERALES
Este
informe presenta información detallada de las tareas, incluyendo informaciónsobre
fechas programadas, costos, trabajo de los recursos asignados y notas de las
tareas. Usted puede ver esa misma información en el formulario de tareas,
escogiendo formatos diferentes del menú de vistas.
INFORME DE ASIGNACIONES
Un
informe de recursos presenta información detallada de los recursos en su
proyecto, incluyendo información tal como fechas programadas, trabajo y costos
para las tareas. Usted puede ver esa misma información en la parte de abajo del
formulario de recurso.
INFORME ACTIVIDADES ACTUALES
El
informe periódico de tareas lista las tareas programadas para cada periodo de
tiempo dentro un rango especifico. Usted señala un período escogiendo años,
trimestres, meses, semanas o días en el cuadro de diálogo de edición para
informes periódicos de tareas. Usted puede también especificar la frecuencia
para presentar los datos en el informe.
Luego,
cuando se imprime el informe, usted entra dos fechas para especificar el rango
de tiempo que se quiere abarcar con el informe. Usted también puede incluir
información detallada de la asignación de recursos en el informe.
INFORME CARGAS DE TRABAJO
El
informe de recursos lista los recursos que están asignados a las tareas para
cada período de tiempo dentro de un rango determinado. Usted especifica el
período de tiempo, escogiendo años, trimestre, meses, semanas, días. Usted
puede especificar la frecuencia con la cual se agrupa la información en los
listados. También puede escogerse imprimir o no las tareas a las cuales los
recursos están asignados.
INFORMEDE COSTOS
El
informe de costos presenta datos del presupuesto general del proyecto, cuadros
de flujos de inversión y demás costos del proyecto.
INFORMES PERSONALIZADOS
De
los informes presentados anteriormente, todos ellos pueden ser personalizados
para agrupar diferente información deseada por el usuario, tal como un flujo de
inversión presentado en diferentes períodos de tiempo ya sea semanas, meses,
años u otra unidad de tiempo definida por el usuario, de igual forma se puede
configurar la información mostrada en un reporte de usos de los recursos.
IMPRESIÓN DE UNA VISTA
Adicionalmente
a los informes brevemente descritos anteriormente se puede imprimir las vistas
tal como aparecen en su computador, estableciendo una vista con filtros, clasificaciones
y opciones de formato, crear informes personalizados que puede luego imprimir
en cualquier momento durante el proyecto. Utilice los comandos del menú de
tablas para cambiar el contenido, ancho, alineamiento y títulos de las columnas
de las tablas.
Para
fijar las márgenes de sus informes o adicionar encabezamientos y pies de
página, utilice el comando PREPARAR PAGINA del menú ARCHIVO.
Cuando
la vista aparece como usted desea imprimirla, use el comando IMPRIMIR del menú
ARCHIVO; si hay una vista combinada en ese momento, Project solamente imprimirá
la vista que esté activa.
DIAGRAMA
DE GANT DE SEGUIMIENTO
|
VISTA
|
DESCRIPCIÓN
|
|
Informe de barras
|
Vea las tareas de resumen con
etiquetas para todas las subtareas. Utilice la vista Informe de barras con la
macro Formato_Resumen para ver todas las tareas etiquetadas con concisión en
las barras de Gantt de resumen.
|
|
Gantt detallado
|
Vea las tareas y la información
asociada en una hoja, así como los márgenes de demora y las posposiciones de
las tareas en el tiempo en un gráfico de barras de una escala temporal. Use
la vista Gantt detallado para comprobar hasta dónde puede llegar la
posposición sin que se vean afectadas el resto de las tareas.
|
|
Diagrama de Gantt
|
Vea las tareas y la información
asociada en una hoja, así como las tareas y las duraciones en el tiempo en un
gráfico de barras de una escala temporal. Use la vista Diagrama de Gantt para
especificar y programar una lista de tareas. Se trata de la vista que aparece
de forma predeterminada cuando se inicia por primera vez Project.
|
|
Gantt de redistribución
|
Vea las tares, los retrasos y el
margen de demora en una hoja, así como los efectos anteriores y posteriores
de la característica de redistribución de Project. Use la vista Gantt de
redistribución para comprobar el período de retraso ocasionado por la
redistribución.
|
|
Informe de fechas de hitos
|
Vea las tareas de resumen con
etiquetas para todas las subtareas. Utilice la vista Informe de fechas de
hitos con la macro Formato_Resumen para ver todas las tareas etiquetadas con
concisión con marcas de hitos y fechas en las barras de Gantt de resumen.
|
|
Informe de hitos
|
Vea las tareas de resumen con
etiquetas para todas las subtareas. Utilice la vista Informe de hitos con la
macro Formato_Resumen para ver todas las tareas etiquetadas con concisión con
marcas de hitos en las barras de Gantt de resumen.
|
|
Gantt con varias líneas de base
|
Vea las barras de Gantt de
distintos colores de las tres primeras líneas de base (Línea de base, Línea
de base1 y Línea de base2) de las tareas y subtareas de resumen en la parte
del diagrama de la vista. Use la vista Gantt con varias líneas de base y
compare las tres primeras que guardó para el proyecto.
|
|
AP_Gantt esperado
|
Vea el escenario esperado de la
programación, basado en las duraciones calculadas a partir de un análisis
PERT.
|
|
AP_Gantt optimista
|
Vea el escenario optimista de la
programación, basado en las duraciones calculadas a partir de un análisis
PERT.
|
|
AP_Gantt pesimista
|
Vea el escenario pesimista de la
programación, basado en las duraciones calculadas a partir de un análisis
PERT.
|
|
Gantt de seguimiento
|
Vea las tareas y la información de
tarea en una hoja, así como un diagrama que muestra una línea de base y las
barras de Gantt programadas para cada tarea. Use la vista Gantt de
seguimiento para comparar la programación de la línea de base con la
programación real.
|
Además de las vistas Diagrama de
Gantt, Project incluye otras vistas para especificar y evaluar los datos de la
tarea. En la siguiente tabla se describen estas vistas.
|
FORMATO
|
VISTA
|
DESCRIPCIÓN
|
|
Diagrama de red
|
Diagrama de red descriptivo
|
Vea todas las tareas y sus
dependencias. Use la vista Diagrama de red descriptivo para crear y ajustar
la programación en un formato de diagrama de flujo. Esta vista se parece a la
vista Diagrama de red, pero los nodos son mayores y proporcionan más
detalles.
|
|
Diagrama de red
|
Diagrama de red
|
Especifique, edite y revise todas
las tareas y sus dependencias. Use la vista Diagrama de red para crear y
ajustar la programación en un formato de diagrama de flujo.
|
|
Diagrama de red
|
Diagrama de relaciones
|
Vea los predecesores y los
sucesores de una sola tarea seleccionada. En un proyecto grande o en
cualquier proyecto con más vinculación de tareas complejas, use esta vista de
tarea para centrarse en las dependencias de tarea de una tarea específica.
|
|
Gráfico
|
Calendario
|
Vea las tareas y las duraciones de
una semana específica o de un intervalo de semanas en el formato de un
calendario mensual.
|
|
Hoja
|
AP_Hoja de entradas PERT
|
Especifique los escenarios
optimista, esperado y pesimista de la duración de una tarea como preparación
para el cálculo de la duración más probable mediante el uso de un análisis
PERT, que le ayuda a considerar y reconciliar las disparidades entre
distintos cálculos.
|
|
Hoja
|
Hoja de tareas
|
Especifique, edite y revise la
información de la tarea en un formato de hoja de cálculo.
|
|
Formulario
|
Formulario detalles de tarea
|
Especifique, edite y revise la
información de programación y seguimiento detallada sobre una tarea
seleccionada, una tarea cada vez. El área de la cuadrícula puede mostrar
información sobre los recursos asignados, los predecesores y los sucesores.
|
|
Formulario
|
Formulario Tarea
|
Especifique, edite y revise la información
sobre una tarea seleccionada, una tarea cada vez. El área de la cuadrícula
puede mostrar información sobre los recursos asignados de una tarea, los
predecesores y los sucesores.
|
|
Formulario
|
Formulario Nombre de tarea
|
Especifique, edite y revise los
recursos asignados de una tarea, los predecesores y los sucesores. La vista
Formulario Nombre de tarea es una versión simplificada de la vista Formulario
Tarea.
|
