CREAR UNA LINEA BASE

CREAR O ACTUALIZAR UNA LÍNEA DE BASE O UN PLAN PROVISIONAL

Un proyecto bien administrado a menudo implica comparar un proyecto con su versión anterior. Esto es una parte fundamental del seguimiento de un proyecto.

Sin embargo, antes de comenzar a realizar un seguimiento de la programación, debe establecer una línea de base para poder compararla más adelante con la programación actualizada del proyecto. A medida que avance el proyecto, es posible que también desee guardar periódicamente un plan provisional.

Para definir o actualizar una línea de base o un plan provisional en un proyecto de empresa, debe conectarse a Microsoft Office Project Server y disponer de los permisos necesarios. Para obtener más información sobre la configuración de los permisos, póngase en contacto con el administrador del servidor.

Una línea de base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia principales (en cinco categorías: previsiones de fechas de inicio, fechas de finalización, duración, trabajo y costos) que puede definir para registrar el plan de proyecto original una vez finalizado y depurado. Conforme avanza el proyecto, puede definir otras líneas de base (hasta un total de 11 para cada proyecto) para medir los cambios realizados en el plan. Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases, puede guardar una línea de base distinta al final de cada fase para comparar los valores previstos con los datos reales.

Como la línea de base proporciona los puntos de referencia con los que se compara el avance real del proyecto, ésta debe incluir los cálculos más optimistas para la duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los costos y otras variables del proyecto que desee supervisar. La línea de base puede representar también una obligación contractual del proyecto. La información de línea de base que difiere sistemáticamente de los datos actuales puede ser una indicación de que el plan original ya no es preciso, debido probablemente a que debe revisarse el alcance del proyecto o a un cambio en la naturaleza de éste. Puede modificar o rediseñar la línea de base en cualquier momento del proyecto, si las partes interesadas del mismo están de acuerdo en que la diferencia justifica este cambio. Es posible que le resulte especialmente útil definir varias líneas de base para proyectos de larga duración o proyectos en los que la línea de base ha resultado irrelevante debido a cambios importantes en las tareas o los costos programados.

Planes provisionales

Un plan provisional, por otro lado, es un conjunto de datos actuales del proyecto que se guarda una vez que comienza el proyecto, y que puede comparar con la línea de base para evaluar el progreso del proyecto. Un plan provisional guarda solo dos tipos de información:

·       Fechas de inicio actuales

·       Fechas de finalización actuales

Puede definir hasta 10 planes provisionales para un proyecto. Si necesita mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseño, es aconsejable que defina varias líneas de base en lugar de usar planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir una línea de base en cada hito principal de diseño. Posteriormente, si necesita guardar únicamente las fechas de inicio y finalización de las tareas una vez iniciado el proyecto, puede definir varios planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir un plan provisional cada mes o cada trimestre.

DEFINIR UNA LÍNEA DE BASE

En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

Si va a definir una línea de base para tareas específicas, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que desea incluir en el plan de línea de base. (Si va a definir una línea de base para todo el proyecto, omita este paso).

Para seleccionar tareas contiguas, presione MAYÚS y haga clic en la primera y en la última tarea que desee. Para seleccionar tareas que no están contiguas, presione CTRL y haga clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la vez.

Haga clic en la pestaña Proyecto. En el grupo Programación, elija Establecer línea de base y, a continuación, haga clic en Establecer línea de base.

Haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base que desea definir.

En Para, siga uno de estos procedimientos:

Para definir la línea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto completo.

Para definir la línea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base:

En todas las tareas de resumen    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.

De subtareas a tareas de resumen seleccionadas    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de base.

DEFINIR UN PLAN PROVISIONAL

Haga clic en la pestaña Proyecto. En el grupo Programación, elija Establecer línea base y, a continuación, haga clic en Establecer línea base.

Haga clic en Establecer plan provisional.

En el cuadro Copiar, haga clic en los valores de inicio y finalización o línea de base que desea guardar. (Estos valores no están numerados).

En el cuadro En, haga clic en el nombre del plan provisional en el que desee copiar los valores.

Los planes provisionales se almacenan en los campos de inicio y finalización.

Si selecciona una línea de base en el cuadro Copiar y otra en el cuadro En, guardará una línea de base en lugar de un plan provisional. Se copiarán todos los datos de línea de base. Si selecciona una línea de base en el cuadro Copiar y un plan provisional de inicio y finalización en el cuadro En, solo se copiará la fecha de inicio y finalización de la línea de base en el plan provisional.

Haga clic en Proyecto completo o Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programación que desee.

ACTUALIZAR UNA LÍNEA DE BASE O UN PLAN PROVISIONAL

Si después de definir una línea de base o un plan provisional cambia el plan inicial, puede actualizar los datos guardados.

Si se producen cambios en el plan mientras el proyecto está en marcha, tal vez le resulte útil guardar un segundo conjunto de datos de línea de base o provisionales en lugar de actualizar los datos guardados existentes.

En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que contienen los datos de línea de base o provisionales que desea actualizar. (Si va a actualizar datos de línea de base o provisionales para todo el proyecto, omita este paso).

Para seleccionar tareas contiguas, presione MAYÚS y haga clic en la primera y en la última tarea que desee. Para seleccionar tareas que no están contiguas, presione CTRL y haga clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la vez.

Haga clic en la pestaña Proyecto. En el grupo Programación, elija Establecer línea base y, a continuación, haga clic en Establecer línea base.

Siga uno de estos pasos:

Si va a actualizar una línea de base, haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base que desea actualizar.

Si va a actualizar un plan provisional, haga clic en Establecer plan provisional. En la lista Copiar, seleccione los datos que va a copiar. En la lista En, haga clic en el plan provisional que desea actualizar.

En Para, siga uno de estos procedimientos:

Para actualizar los datos de línea de base o provisionales para todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo.

Para actualizar los datos de línea de base o provisionales solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base actualizados:

En todas las tareas de resumen    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.

De subtareas a tareas de resumen seleccionadas    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de base.

Haga clic en Aceptar.

Cuando se le pregunte si desea sobrescribir los datos guardados existentes, haga clic en Sí.

ANALIZAR DATOS DE LÍNEA DE BASE Y PROVISIONALES

Una vez definidos los datos de línea de base y provisionales, puede compararlos con los datos previstos y reales para comparar el proyecto con los objetivos iniciales.

Ver información de línea de base del proyecto

Una vez definida la línea de base para todo el proyecto, puede ver los datos simultáneamente con los datos previstos actuales, los datos reales y la variación.

En la ficha Proyecto, haga clic en Información del proyecto en el grupo Propiedades.

Haga clic en Estadísticas.

COMPARAR LA INFORMACIÓN DE LÍNEA DE BASE Y LA INFORMACIÓN PROGRAMADA

Puede comparar los datos de línea de base y los datos programados de dos formas distintas:

Para ver los datos de variación en una vista de hoja, haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Datos, haga clic enTablas y, a continuación, en Variación

Para ver gráficamente los datos de variación, haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en Gantt de seguimiento.

En la tabla Variación se muestran las fechas de inicio y finalización de los datos programados y los datos de línea de base, lo que le permite evaluar su previsión sobre cómo debería progresar el proyecto (línea de base) frente a cómo progresa en realidad (real).

Si la variación del proyecto no muestra los valores previstos, puede deberse a varias causas:

Es posible que no haya definido una línea de base. La variación es el valor de línea de base comparado con el valor real de un campo. Si no hay línea de base, Project calcula esta diferencia usando un valor de 0 para los campos de línea de base, lo que da lugar a variaciones tan grandes como el propio campo programado. Por ejemplo, si tiene un costo programado de 60 dólares para unatarea y no define una línea de base, el costo de línea de base es de 0 dólares. El campo Variación de costo indicará, por tanto, 60 dólares

Es posible que haya definido varias líneas de base, pero Project usa solo los valores de línea de base iniciales (es decir, los valores del campo Línea de base y no los de Línea de base1 a Línea de base10) al calcular la variación. En ese caso, tal vez aparezca información en los campos de variación, pero esa información puede no estar actualizada y posiblemente sea demasiado grande

Puede que haya agregado nuevas tareas al proyecto pero que no las haya agregado al plan de línea de base. En ese caso, tal vez aparezcan variaciones iguales a los valores programados.

Puede que no haya actualizado los valores reales de las tareas finalizadas o en curso. En ese caso, las variaciones podrían ser iguales que los valores programados o más grandes de lo previsto.

Puede que haya agregado nuevas tareas o recursos asignados y, después, haber definido un plan de línea de base, y que la información de línea de base aún no se haya actualizado para la tarea de resumen. En ese caso, se muestran valores precisos de variación para las distintas tareas, pero no para las tareas de resumen.

COMPARAR VARIAS LÍNEAS DE BASE

Si desea mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseño, tal vez desee definir varias líneas de base, ya que las líneas de base contienen más valores que los planes provisionales. Para ver la información de seguimiento de varias líneas de base, use la vista Gantt con varias líneas de base.

En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

Haga clic en Más vistas.

En el cuadro de diálogo Más vistas, seleccione Gantt de varias líneas base y, a continuación, haga clic enAplicar.

De manera predeterminada, en la vista Gantt con varias líneas de base se muestran las tres primeras líneas de base (Línea de base, Línea de base1 y Línea de base2). Para que se muestren otras líneas de base, modifique los estilos de barra del diagrama de Gantt.

Definir y guardar una línea base

Si su jefe le pregunta por los progresos realizados en un proyecto en comparación con el plan original, seguro que lo último que le apetece decir es "no lo sé" Para evitar esta situación, antes de avanzar en un proyecto, defina y guarde una línea base a modo de instantánea de la programación original.

Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base.

Seleccione la línea base que desea definir.

Si lo desea, puede seleccionar hasta 11 líneas base para un único proyecto. Se recomienda esta opción cuando es necesario comprobar con frecuencia el estado del proyecto.

Haga clic en Proyecto completo.

No necesita realizar ningún paso especial para guardar la línea base. Cuando guarde su proyecto, la línea base se guardará con él.

Sugerencia de administración de proyectos    Si los datos actuales de un proyecto no parecen sincronizarse con las líneas base, quizás deba revisar con mayor detalle el plan original. Es posible que, por ejemplo, el ámbito del proyecto haya cambiado o que necesite más recursos de los que estimó en un primer momento. Consúltelo con las partesinteresadas en su proyecto y considere la posibilidad de definir una nueva línea base con el procedimiento anterior.

Obtenga más información acerca de cómo supervisar el progreso de su programa, ya sea usted principiante o experto.

ACTUALIZAR UNA LÍNEA DE BASE

Si agrega una tarea a su proyecto después de que se haya establecido una línea base, podrá agregar la nueva tarea a esta línea base.

Seleccione la nueva tarea que desea agregar a la línea base.
Si contiene subtareas, asegúrese de seleccionarlas también.

Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base y seleccione la línea base que desea actualizar.

En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base que desea actualizar.

En Para, haga clic en Tareas seleccionadas.

Para agregar subtareas, haga clic en una de las siguientes opciones de Resumir líneas base para especificar cómo desea agregar las subtareas a las tareas de resumen correspondientes.

Para todas las tareas de resumen    Se resumen los datos de línea base actualizados de las nuevas tareas para todas las tareas de resumen asociadas, no solo para las más próximas.

De subtareas a tareas de resumen seleccionadas    Solo se actualizan los datos de línea base para las tareas de resumen seleccionadas. Por lo general, elegirá esta opción para que solo reflejen los nuevos datos resumidos las tareas de resumen más próximas.

INFORMES

Project suministra cinco formatos de informes para los reportes del proyecto, usted  puede imprimir informes tales como Project los suministra, o cambiarlos de acuerdo a sus necesidades y editando los informes seleccionando diferentes opciones.

Seleccione en el MENU VER el comando INFORMES, Project presenta el cuadro de diálogo Informes; presione sobre la opción personalizados y escoja el informe que desee modificar y haga clic sobre modificar para cambiar la información que muestra el informe.

Para la mayoría de los informes, en el separador Definición, especifique las columnas que serán incluidas en el informe escogiendo una tabla. Puede hacer un reporte con todas las tareas o recursos, seleccionar un filtro del cuadro de diálogo y reportar información únicamente de tareas o recursos filtrados.

En el separador Detalles, además puede controlar la forma de presentación de la información.

También puede crear informes nuevos, o copiar y luego editar cualquiera de los informes originales listados en el cuadro de diálogos de VER INFORMES. Esto le permite conservar la versión original del informe.

La forma de editar cada uno de los informes es básicamente igual, aparece con ligeras variaciones, dependiendo del informe que usted esté editando.

Cuando usted está listo para imprimir su informe, usted puede establecer márgenes y cualquier encabezamiento y pié de página.

A continuación se explican los cinco tipos de informes que pueden producirse.

INFORMES GENERALES

Este informe presenta información detallada de las tareas, incluyendo informaciónsobre fechas programadas, costos, trabajo de los recursos asignados y notas de las tareas. Usted puede ver esa misma información en el formulario de tareas, escogiendo formatos diferentes del menú de vistas.

INFORME DE ASIGNACIONES

Un informe de recursos presenta información detallada de los recursos en su proyecto, incluyendo información tal como fechas programadas, trabajo y costos para las tareas. Usted puede ver esa misma información en la parte de abajo del formulario de recurso.

INFORME ACTIVIDADES ACTUALES

El informe periódico de tareas lista las tareas programadas para cada periodo de tiempo dentro un rango especifico. Usted señala un período escogiendo años, trimestres, meses, semanas o días en el cuadro de diálogo de edición para informes periódicos de tareas. Usted puede también especificar la frecuencia para presentar los datos en el informe.

Luego, cuando se imprime el informe, usted entra dos fechas para especificar el rango de tiempo que se quiere abarcar con el informe. Usted también puede incluir información detallada de la asignación de recursos en el informe.

INFORME CARGAS DE TRABAJO

El informe de recursos lista los recursos que están asignados a las tareas para cada período de tiempo dentro de un rango determinado. Usted especifica el período de tiempo, escogiendo años, trimestre, meses, semanas, días. Usted puede especificar la frecuencia con la cual se agrupa la información en los listados. También puede escogerse imprimir o no las tareas a las cuales los recursos están asignados.

INFORMEDE COSTOS

El informe de costos presenta datos del presupuesto general del proyecto, cuadros de flujos de inversión y demás costos del proyecto.

INFORMES PERSONALIZADOS

De los informes presentados anteriormente, todos ellos pueden ser personalizados para agrupar diferente información deseada por el usuario, tal como un flujo de inversión presentado en diferentes períodos de tiempo ya sea semanas, meses, años u otra unidad de tiempo definida por el usuario, de igual forma se puede configurar la información mostrada en un reporte de usos de los recursos.

IMPRESIÓN DE UNA VISTA

Adicionalmente a los informes brevemente descritos anteriormente se puede imprimir las vistas tal como aparecen en su computador, estableciendo una vista con filtros, clasificaciones y opciones de formato, crear informes personalizados que puede luego imprimir en cualquier momento durante el proyecto. Utilice los comandos del menú de tablas para cambiar el contenido, ancho, alineamiento y títulos de las columnas de las tablas.

Para fijar las márgenes de sus informes o adicionar encabezamientos y pies de página, utilice el comando PREPARAR PAGINA del menú ARCHIVO.

Cuando la vista aparece como usted desea imprimirla, use el comando IMPRIMIR del menú ARCHIVO; si hay una vista combinada en ese momento, Project solamente imprimirá la vista que esté activa.

DIAGRAMA DE GANT DE SEGUIMIENTO

VISTA	DESCRIPCIÓN
Informe de barras	Vea las tareas de resumen con etiquetas para todas las subtareas. Utilice la vista Informe de barras con la macro Formato_Resumen para ver todas las tareas etiquetadas con concisión en las barras de Gantt de resumen.
Gantt detallado	Vea las tareas y la información asociada en una hoja, así como los márgenes de demora y las posposiciones de las tareas en el tiempo en un gráfico de barras de una escala temporal. Use la vista Gantt detallado para comprobar hasta dónde puede llegar la posposición sin que se vean afectadas el resto de las tareas.
Diagrama de Gantt	Vea las tareas y la información asociada en una hoja, así como las tareas y las duraciones en el tiempo en un gráfico de barras de una escala temporal. Use la vista Diagrama de Gantt para especificar y programar una lista de tareas. Se trata de la vista que aparece de forma predeterminada cuando se inicia por primera vez Project.
Gantt de redistribución	Vea las tares, los retrasos y el margen de demora en una hoja, así como los efectos anteriores y posteriores de la característica de redistribución de Project. Use la vista Gantt de redistribución para comprobar el período de retraso ocasionado por la redistribución.
Informe de fechas de hitos	Vea las tareas de resumen con etiquetas para todas las subtareas. Utilice la vista Informe de fechas de hitos con la macro Formato_Resumen para ver todas las tareas etiquetadas con concisión con marcas de hitos y fechas en las barras de Gantt de resumen.
Informe de hitos	Vea las tareas de resumen con etiquetas para todas las subtareas. Utilice la vista Informe de hitos con la macro Formato_Resumen para ver todas las tareas etiquetadas con concisión con marcas de hitos en las barras de Gantt de resumen.
Gantt con varias líneas de base	Vea las barras de Gantt de distintos colores de las tres primeras líneas de base (Línea de base, Línea de base1 y Línea de base2) de las tareas y subtareas de resumen en la parte del diagrama de la vista. Use la vista Gantt con varias líneas de base y compare las tres primeras que guardó para el proyecto.
AP_Gantt esperado	Vea el escenario esperado de la programación, basado en las duraciones calculadas a partir de un análisis PERT.
AP_Gantt optimista	Vea el escenario optimista de la programación, basado en las duraciones calculadas a partir de un análisis PERT.
AP_Gantt pesimista	Vea el escenario pesimista de la programación, basado en las duraciones calculadas a partir de un análisis PERT.
Gantt de seguimiento	Vea las tareas y la información de tarea en una hoja, así como un diagrama que muestra una línea de base y las barras de Gantt programadas para cada tarea. Use la vista Gantt de seguimiento para comparar la programación de la línea de base con la programación real.

Además de las vistas Diagrama de Gantt, Project incluye otras vistas para especificar y evaluar los datos de la tarea. En la siguiente tabla se describen estas vistas.

FORMATO	VISTA	DESCRIPCIÓN
Diagrama de red	Diagrama de red descriptivo	Vea todas las tareas y sus dependencias. Use la vista Diagrama de red descriptivo para crear y ajustar la programación en un formato de diagrama de flujo. Esta vista se parece a la vista Diagrama de red, pero los nodos son mayores y proporcionan más detalles.
Diagrama de red	Diagrama de red	Especifique, edite y revise todas las tareas y sus dependencias. Use la vista Diagrama de red para crear y ajustar la programación en un formato de diagrama de flujo.
Diagrama de red	Diagrama de relaciones	Vea los predecesores y los sucesores de una sola tarea seleccionada. En un proyecto grande o en cualquier proyecto con más vinculación de tareas complejas, use esta vista de tarea para centrarse en las dependencias de tarea de una tarea específica.
Gráfico	Calendario	Vea las tareas y las duraciones de una semana específica o de un intervalo de semanas en el formato de un calendario mensual.
Hoja	AP_Hoja de entradas PERT	Especifique los escenarios optimista, esperado y pesimista de la duración de una tarea como preparación para el cálculo de la duración más probable mediante el uso de un análisis PERT, que le ayuda a considerar y reconciliar las disparidades entre distintos cálculos.
Hoja	Hoja de tareas	Especifique, edite y revise la información de la tarea en un formato de hoja de cálculo.
Formulario	Formulario detalles de tarea	Especifique, edite y revise la información de programación y seguimiento detallada sobre una tarea seleccionada, una tarea cada vez. El área de la cuadrícula puede mostrar información sobre los recursos asignados, los predecesores y los sucesores.
Formulario	Formulario Tarea	Especifique, edite y revise la información sobre una tarea seleccionada, una tarea cada vez. El área de la cuadrícula puede mostrar información sobre los recursos asignados de una tarea, los predecesores y los sucesores.
Formulario	Formulario Nombre de tarea	Especifique, edite y revise los recursos asignados de una tarea, los predecesores y los sucesores. La vista Formulario Nombre de tarea es una versión simplificada de la vista Formulario Tarea.