RECURSOS Y TIPOS DE RECURSOS

QUE SON RECURSOS

Se definen como Recursos a todo el Personal, equipamiento y material utilizados para completar las tareas de un proyecto.

Asignar un único recurso de trabajo a tiempo completo

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

 
2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada. 
3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un

recurso 
4. Haga clic en Asignar recursos

5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar 
6. Asegúrese de que el campo Unidades indica 100% para el recurso seleccionado. 
7. Haga clic en Asignar

ASIGNAR UN ÚNICO RECURSO DE TRABAJO A TIEMPO PARCIAL

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada. 

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso
4. Haga clic en Asignar recursos.

5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar 
6. En el campo Unidades, escriba un porcentaje inferior a 100.
Nota: Esta cantidad representa el porcentaje de tiempo que el recurso debe trabajar en la tarea. Por ejemplo, si el recurso va a trabajar la mitad de la jornada laboral en esta tarea, escriba 50%.
7. Haga clic en Asignar

Asignar un grupo de varios recursos de trabajo

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada. 

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso 

4. Haga clic en Asignar recursos

5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar 

6. En el campo Unidades, escriba un porcentaje mayor de 100.

Nota: Esta cantidad debe representar el nivel de esfuerzo que este grupo de trabajo dedicará al trabajo. Por ejemplo, si el recurso es Operadores, éstos son tres y desea asignarlos a tiempo completo, escriba 300%.

7. Haga clic en Asignar

Asignar la tasa de consumo para un recurso material

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada. 

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso 

4. Haga clic en Asignar recursos

5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar 

6. En el campo Unidades, escriba un valor decimal que indique la cantidad de material que se va a utilizar para esta asignación y, a continuación, especifique la etiqueta de material.

Nota: Por ejemplo, si va a utilizar 20 metros de madera, escriba 20.

7. Si la cantidad de material utilizado depende de la duración de la tarea, especifique la tasa de uso agregando una barra oblicua (/) y un código de duración o una abreviatura.

Nota: Por ejemplo, si se van a utilizar 20 metros de madera por semana, escriba 20/semana o 20/s.

8. Haga clic en Asignar

Sugerencia: Si desea asignar recursos una vez que finalizan otros trabajos de la programación, puede mantener el cuadro de diálogo Asignar recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project.


Eliminar un recurso

En ocasiones durante la programación del proyecto se decidirá eliminar la asignación de un recurso a una tarea o eliminar un recurso de la lista de recursos.


Eliminar la asignación de un recurso a una tarea

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada. 

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee eliminar la asignación de un recurso.

4. Seleccione el campo Nombre de los recursos. 

5. En la barra de edición seleccione el recurso de la tarea que quiere modificar y pulse la tecla Suprimir para eliminar su asignación.

Eliminar un recurso de la Lista de recursos

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de Recursos. 

2. En el campo Nombre de Recurso, seleccione el recurso que desee eliminar. 

3. Pulse la tecla Suprimir para eliminar el recurso 

Nota: Al eliminar un recurso de la lista de recursos se eliminan también todas las asignaciones de dicho recurso a las tareas del proyecto. Si las tareas están condicionadas por el esfuerzo se modificarán en consecuencia las duraciones de las mismas afectándose la duración total del proyecto.

Sugerencia: En general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la fila completa haciendo clic en su identificador (número ubicado más a la izquierda de cada vista), lo que sombrea toda el área, luego haga clic en el botón derecho del ratón y en el menú desplegado seleccione eliminar recurso, en el caso de un recurso, y eliminar tarea en el caso de una tarea. Esto eliminará toda la información relativa al recurso o tarea eliminado.

COMO ASIGNAR RECURSOS EN PROJECT

Se asignan recursos a las tareas para clarificar la responsabilidad de realización de las mismas. La asignación de recursos también ayuda a determinar cuánto tardará en realizarse una tarea, y si se lleva a cabo un seguimiento de los costos, cuánto costará la tarea. Un recurso puede ser una única persona, como el recurso Luis Ramírez, o puede ser un grupo, por ejemplo, Albañiles. Puede ser un elemento de equipamiento como una grúa o un PC. O puede ser el material consumido durante la realización de la tarea.Para asignar varios recursos a una tarea seguiremos los siguientes pasos,

1.     Seleccionar en la vista deGantt la tarea Entrevista con usuarios.

2.     En el Menu Herramientas la opción Asignar Recursos

3.     Se seleccionan los recursos que se desea asignar

4.     Click en el botón Asignar

5.     Click en el botón Cerrar.

Ahora en el vista de Gantt podemos ver como Project actualizó los cambios de los recursos en la vista.

¿Cuál es la función de los recursos?

Los recursos son necesarios para completar las tareas reales del proyecto. Existen dos tipos de recursos: recursos de trabajo y recursos de material.

Puede utilizar recursos para indicar las personas o cosas que se necesitan para completar las tareas de la programación. Puede crear recursos en el proyecto y después asignarlos a tareas. A continuación, las tareas se programan de acuerdo con el trabajo de los recursos, las unidades de asignación y los calendarios de recursos, lo cual permite una programación más precisa.

¿Por qué debe utilizar recursos en el proyecto?

De manera específica, debe utilizar recursos en el proyecto si su objetivo es:

·         Realizar un seguimiento del trabajo que realizan las personas y el equipamiento, o de la cantidad de material utilizado, para completar las tareas.

·         Garantizar un estricto control de los gastos y una buena comprensión del proyecto. Cuando las responsabilidades están claras, disminuye el riesgo de que las tareas se pasen por alto.

·         Ser más preciso a la hora de programar la duración de las tareas y el momento en el que es probable que se completen.

·         Realizar un seguimiento de los recursos a los que se les ha asignado un volumen de trabajo excesivo o insuficiente.

·         Controlar los gastos por tiempo de recursos y costos.

TIPOS DE RECURSOS

Los recursos de trabajo son el equipo y las personas que completan tareas dedicando tiempo o trabajo a las mismas. Los recursos de trabajo son distintos de los recursos materiales, ya que éstos son las existencias de bienes consumibles utilizados para completar una tarea.

Cuando se crea un recurso de trabajo, se hace en un contexto de tiempo. Puede definir un nuevo recurso de trabajo indicando cuánto tiempo (o la capacidad máxima) tendrá que dedicar al proyecto en su conjunto: tiempo completo (100%), tiempo parcial (por ejemplo, 50%) o múltiple (por ejemplo 300% para tres carpinteros que trabajen en el mismo proyecto).

Del mismo modo, al asignar un recurso de trabajo a una tarea, se especifica la parte del tiempo de ese recurso que está disponible para dicha tarea. Es lo que se denomina unidades de asignación. El recurso puede estar asignado a tiempo completo (100%), a tiempo parcial (por ejemplo 20%, con el resto del tiempo disponible para otras asignaciones) o múltiple (por ejemplo 200% para dos fontaneros asignados a una tarea).

¿Qué son los recursos de material?

Los recursos materiales son suministros, existencias u otros artículos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto. Algunos ejemplos de recursos materiales son el hormigón, el acero, los tubos, la madera y el cristal. Los recursos materiales son distintos de los recursos de trabajo, como las personas y el equipo, que utilizan tiempo en lugar de material para completar las tareas.

Cuando crea un recurso material, establece que es un material y no un recurso de trabajo. Asimismo, define la etiqueta del material, o unidad de medida, para ese material. Por ejemplo, metros cúbicos, toneladas o cajas.

Cuando asigna un recurso material a una tarea, especifica el consumo de material para la asignación, por ejemplo, 10 toneladas de acero (que es un consumo fijo de material). También se puede establecer si el uso de material está basado en el tiempo; por ejemplo, 2 toneladas de acero al día (que es un consumo variable de material).

Los recursos materiales son distintos de los recursos de trabajo por varios motivos:

·         Los campos de grupo de trabajo y tasa de horas extra están deshabilitados.

·         No se puede especificar la disponibilidad de unidades.

·         Los recursos materiales no están redistribuidos.

·         Los recursos materiales no utilizan calendarios de recursos.

·         Los costos por uso se acumulan de una forma diferente.

Para poder administrar personas y otros recursos, primero debe agregarlos al proyecto. Tenga en cuenta que agregar personas no es lo mismo que asignarlas a tareas. Esta diferencia es motivo común de confusión cuando se trabaja con cualquier software de administración de proyectos.

Agregar personas a un proyecto	Primero lo principal: debe agregar personas al proyecto.
Agregar personas al grupo de recursos de empresa	Si tiene Project Professional y está conectado a Project Server, puede agregar personas y otros recursos a la colección de recursos de toda la organización (o grupo de recursos de empresa).
Exportar información de recursos a Excel o Visio	A veces se necesita más que Project para analizar datos de proyectos. Las capacidades matemáticas y estadísticas sumamente eficaces de Excel pueden ayudarle a analizar en más detalle y generar informes sobre la información de sus recursos.
Quitar o reemplazar una asignación de recurso	Si la persona u otro recurso no son los adecuados para el trabajo, cambie (o quite) el recurso.
Especificar o cambiar la información de recursos de empresa	Una vez que se ha agregado un recurso de empresa a la colección de recursos de la organización, puede modificar la información del recurso, como tasa de pago, calendario de trabajo o dirección de correo electrónico.

Paso 2: Administrar recursos

Después de agregar personas y otros recursos al proyecto, es hora de administrarlos.

ORGANIZAR TRABAJO RÁPIDAMENTE CON EL NUEVO ORGANIZADOR DE EQUIPO	EL ORGANIZADOR DE EQUIPO LE PERMITE ASIGNAR TRABAJO A LOS RECURSOS Y REDISTRIBUIR TAREAS ARRASTRÁNDOLAS Y COLOCÁNDOLAS EN EL LUGAR DESEADO. ADMINISTRAR EL TRABAJO DE SU EQUIPO ES AHORA MUCHO MÁS FÁCIL CON PROJECT 2010.
Imprimir una vista o un informe de información de recursos	Una de las actividades más comunes en la administración de proyectos es la impresión de información del proyecto. Imprimir información del proyecto es ahora mucho más fácil con Project 2010.
Actualizar el trabajo en un proyecto	Realizar el seguimiento del trabajo de un proyecto no solo es fundamental para asegurar que termine dentro del plazo, sino que además permite aprender de los errores cometidos proporcionando un historial de riesgos, problemas y logros del proyecto.
Distribuir uniformemente el trabajo del proyecto (redistribuir asignaciones de recursos)	La gente puede exigirse demasiado, especialmente si está trabajando en dos cosas al mismo tiempo. Redistribuir las asignaciones de recursos es una forma de equilibrar la carga.
Establecer tiempos de trabajo, vacaciones y días festivos para el proyecto	Todos necesitamos vacaciones. Todos nos ponemos enfermos. Y a todos nos gustan los días festivos. Aprenda a tener en cuenta este tiempo no programado mediante su inclusión en el programa.
Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones	Puede mostrar asignaciones para personas y otros recursos como porcentaje o como un valor decimal.

Agregar recursos al project

Por lo general, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estén o no asignadas a tareas. Pero un recurso también puede incluir cualquier elemento que sirva para llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo, cemento o servidores web).

Si usa Project Professional conectado a Project Server, puede tener acceso a otros tipos de recursos.

·         Recursos de empresa     Cada recurso de empresa forma parte de la lista de recursos de toda la organización; por consiguiente, cada uno de ellos puede compartirse entre varios proyectos. Normalmente, esta lista la administra un administrador y cada jefe de proyecto agrega estos recursos a sus proyectos de acuerdo con sus necesidades.

·         Recursos que no sean de la empresa     Un recurso que no sea de la empresa, o recurso local, no forma parte de la lista de recursos de toda la organización. Ningún otro jefe de proyecto puede usar los recursos que no son de la empresa en los proyectos de los que se encarguen.

·         Recursos genéricos     Estos recursos se usan para especificar las necesidades de personal de un proyecto, como los carpinteros y los programadores, o bien un equipo de recursos.

Agregar recursos al proyecto

1.     Haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de recursos.

2.     En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o recurso genérico.

3.     Si desea designar grupos de recursos, en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.

4.     Especifique el tipo de recurso:

·         Para especificar que se trata de un recurso de trabajo, en el campo Tipo, haga clic en Trabajo.

·         Para especificar que se trata de un recurso material, en el campo Tipo, haga clic en Material. En el campoEtiqueta de material, especifique la etiqueta (por ejemplo, yardas, toneladas o cajas) del recurso.

·         Para especificar que se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, haga clic en Costo.

5.     En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total de unidades de disponibilidad de este recurso para este proyecto. El valor de capacidad máxima especifica la disponibilidad total de este recurso para este proyecto; por ejemplo, tiempo parcial o múltiplos. 

Por ejemplo, si tiene un recurso disponible dos días por semana para el proyecto, puede especificar como capacidad máxima el 40%. Puede usar esta capacidad para especificar las distintas disponibilidades de designación de un recurso. Por ejemplo, supongamos que cuenta con un recurso denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a tres ingenieros individuales del equipo. Puede especificar la capacidad máxima de Ingenieros como el 300%. Puede programar a los tres ingenieros a tiempo completo en un momento dado sin sobreasignar el recursoIngenieros.

Puede especificar la capacidad máxima como porcentaje (50%, 100%, 300%) o como número decimal (0,5, 1, 3).

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