REVISAR LAS CARGAS DE TRABAJO DE RECURSOS Y SOBREASIGNACION Y REDISTRIBUCION DE RECURSOS EN PROJECT

Revisar la carga de trabajo de los recursos

Puede revisar la eficacia con la que se están utilizando los recursos en su proyecto y si necesita realizar algún ajuste. Algunos recursos podrían estar sobreasignados y otros podrían estarinfraasignados.

En muchas vistas de recursos, los recursos sobreasignados se muestran en rojo. Esta marca de sobreasignación se basa en el período de tiempo establecido en el cuadro de diálogo Redistribuir recursos, por ejemplo, Por días o Por semanas.

En las hojas de recursos, el campo Indicador de los recursos sobreasignados también incluye el indicador , que recomienda redistribuir el recurso. Compruebe el indicador y revise las asignaciones de tareas para evaluar si la sobreasignación es aceptable.

Por ejemplo, supongamos que dos tareas tienen una duración de cuatro horas y comienzan y finalizan al mismo tiempo. Si asigna ambas tareas a Luis, técnicamente estará sobreasignado, porque durante ese período en el que ambas tareas de cuatro horas se solapan, Luis estará trabajando al 200 por ciento. Sin embargo, si la redistribución está configurada para realizarse por días, no tendrá que aplicarse a Luis, dado que no se ha excedido su capacidad de ocho horas de trabajo diarias.

Ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos

Como jefe de proyecto, uno de los aspectos más importantes de su función es la supervisión de las asignaciones de cada uno de los recursos, para que pueda equilibrar de forma eficaz sus cargas de trabajo. Es posible que algunos recursos se encuentren sobreasignados mientras que otros pueden estar infraasignados. Puede revisar la eficacia con la que se están usando los recursos en el proyecto y si necesita realizar algún ajuste viendo sus cargas de trabajo y disponibilidad en Microsoft Office Project.

Revisar las cargas de trabajo de recursos mediante la vista Uso de recursos

1.       En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2.       Revise los nombres de recurso y sus tareas asignadas en la parte de tabla de la vista Uso de recursos.

3.       Revise la parte de escala temporal de la vista para ver cómo está asignado el trabajo en el período de tiempo seleccionado.

En muchas vistas de recursos, incluida la vista Uso de recursos, los recursos sobreasignados se muestran en rojo. Se produce una sobreasignación cuando se excede la capacidad máxima de un recurso en cualquier período de tiempo. En las hojas de recursos, el campo indicador de recursos sobreasignados también incluye el indicador de redistribución de recursos, que indica que el recurso está redistribuido. Compruebe el indicador y revise las asignaciones de tareas para evaluar si la sobreasignación es aceptable.

Por ejemplo, suponga que dos tareas tienen una duración de cuatro horas y que ambas empiezan y terminan al mismo tiempo. Si asigna ambas tareas a Enrique, éste está técnicamente sobreasignado, ya que durante el intervalo de cuatro horas de las dos tareas, Enrique trabaja al 200 por ciento. No obstante, si la redistribución se realiza diariamente, Enrique no necesita una redistribución, ya que durante todo el día no excede su capacidad total de trabajo de ocho horas.

 Junto a las asignaciones de recursos para tareas en el proyecto abierto actualmente, la vista Uso de recursos también muestra asignaciones de recursos de resumen. Las asignaciones de recursos de resumen indican la cantidad de trabajo total que un recurso tiene asignado en todos los demás proyectos. Las asignaciones de recursos de resumen sólo se muestran si está conectado a Microsoft Office Project Server y tiene abierto unproyecto de empresa. Si no desea que las filas de asignación de resumen afecten a los totales mostrados en la vista Uso de recursos, puede seleccionar las filas de asignación de resumen y presionar suprimir.

También puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver todas las asignaciones de recursos y sus porcentajes de asignación de trabajo en un parte de horas. Esta vista muestra todas las asignaciones por recursos y muestra cómo se han asignado estos recursos a las tareas asignadas en el tiempo.

1.       En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2.       En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle.

3.       En la lista Campos disponibles, haga clic en Asignación porcentual y, a continuación, haga clic enMostrar.

4.       Revise la parte de escala temporal de la vista. En la fila % asig. que acaba de agregar, puede ver el porcentaje del tiempo de trabajo disponible total del recurso que está asignado a asignaciones durante el período de tiempo seleccionado. Además, la parte de escala temporal de la vista muestra el trabajo sobreasignado del recurso y su porcentaje de asignación en rojo, lo que hace posible detectar cuándo exactamente se han sobreasignado los recursos.

Ver una lista de recursos que están sobreasignados

Puede ver una lista sólo de aquellos recursos que están sobreasignados mostrando la vista Hoja de recursos o la vista Uso de recursos y, a continuación, filtrando los recursos sobreasignados.

1.       En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos o en Uso de recursos.

2.       En la vista, haga clic en Filtro y, a continuación, haga clic en Recursos sobreasignados.

3.       Para ver de nuevo la lista completa de recursos, haga clic en Filtro y, a continuación, haga clic en Todos los recursos.

Incluso sin filtrar los recursos sobreasignados, puede ver fácilmente qué recursos están sobreasignados, ya que sus nombres aparecen en rojo en cualquier vista de recursos. Además, en las vistas Hoja de recursos y Uso de recursos, aparece un indicador en el campo indicador, que indica que se redistribuyan los recursos sobreasignados.
Las vistas de tareas también se pueden utilizar para mostrar sobreasignaciones, aunque no muestran las sobreasignaciones en rojo de la misma forma que lo hacen las vistas de recursos. Si trabaja en una vista de tareas, puede pasar por cada tarea en la que haya sobreasignaciones de recursos, aunque una vista de tareas no mostrará qué recursos (o cuántos) están sobreasignados.

1.       En cualquier vista de tarea como, por ejemplo, Diagrama de Gantt o Diagrama de red del menú Ver, elijaBarras de herramientas y después, haga clic en Administración de recursos.

2.       En la barra de herramientas de Administración de recursos, haga clic en Ir a la sobreasignación siguiente .

Agrupar recursos que están sobreasignados

En la vista Hoja de recursos o Uso de recursos, puede agrupar recursos que están sobreasignados. También puede agrupar recursos según las unidades de recursos asignadas, que indican el porcentaje de asignación máximo durante el proyecto. Revisar los recursos sobreasignados según la extensión de las sobreasignaciones puede ayudar a centrarse primero en los recursos sobreasignados en mayor cuantía.

1.       En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos o en Uso de recursos.

2.       En el menú Proyecto, elija Agrupar por y luego haga clic en Personalizar Agrupar por.

3.       En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Sobreasignado.

4.       En el cuadro Orden, haga clic en Ascendente o en Descendente.

Si hace clic en Ascendente, el grupo de recursos que no están sobreasignados aparece primero y el grupo de recursos sobreasignados aparece el segundo.

5.       Para crear una agrupación anidada de unidades de recursos asignadas, haga clic en el cuadro Luego por y después en Unidades de recursos asignadas.

6.       Para guardar esta agrupación, haga clic en Guardar. Proporcione un nombre a la agrupación y, si desea que ésta se muestre en el menú Agrupar por, active la casilla de verificación Visible en el menú. Haga clic enAceptar para cerrar el cuadro de diálogo Guardar grupo.

La vista se agrupa según sus especificaciones. Cualquier recurso que tenga una asignación que exceda el 100 por ciento de unidades de recursos asignadas en cualquier momento durante el proyecto se agrupa bajoSobreasignación: Sí. Si especifica una agrupación anidada de unidades de recursos asignadas, podría tener agrupaciones adicionales bajo encabezados tales como Máximo: 200%, Máximo: 300%, etc.

Para ver los recursos mostrados en su orden original en el cuadro Agrupar por, haga clic en Sin agrupar.

REDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS

La redistribución de recursos es un modo de resolver las sobreasignaciones de los recursos. Normalmente, los recursos se redistribuyen de dos formas:

·         Se retrasa una tarea hasta que el recurso asignado tenga tiempo para trabajar en ella.

·         Se divide una tarea, de forma que parte de ella se realice en el momento planeada y el resto cuando el recurso asignado tenga tiempo.

Puede retrasar o dividir las tareas de forma manual, o bien dejar que Microsoft Office Project 2003 lo haga automáticamente, utilizando la función de redistribución de recursos. Además, existen otros métodos que pueden utilizarse para equilibrar la carga de trabajo de los recursos. Los métodos que elija para reducir las sobreasignaciones dependen de las limitaciones del proyecto, incluido el presupuesto, la disponibilidad de los recursos, la fecha de fin y la flexibilidad para programar tareas.

¿Cómo queda sobreasignado un recurso?

Un recurso sobreasignado tiene más trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo de que dispone. Cuando Project programa tareas, calcula la programación basándose en las necesidades de las tareas, no en la disponibilidad de los recursos asignados. Por ejemplo, la disponibilidad de Sofía es de ocho horas diarias, pero Project puede programar para ella dos tareas de ocho horas para el mismo día. Este conflicto sólo se resuelve cuando se redistribuye la sobreasignación de Sofía.

Las sobreasignaciones se pueden producir por alguno de los siguientes motivos:

·         Asignación de un recurso para trabajar a jornada completa en más de una tarea al mismo tiempo 

Por ejemplo, si asigna un recurso a dos tareas de ocho horas cada una en el mismo día, el recurso está sobreasignado porque sólo se puede realizar una tarea de ocho horas en ese día. Para ver la carga de trabajo de un recurso, en el menú Ver, haga clic en Uso de recursos. Observe el número de tareas asignadas durante los tiempos de sobreasignación.

·         Aumento en la duración de las tareas    

 Si aumenta la duración de una tarea, también aumenta la cantidad de trabajo asignada al recurso y puede hacer que dicho recurso tenga demasiado trabajo que realizar en un momento dado. Para ver la carga de trabajo de un recurso, en el menú Ver, haga clic enUso de recursos. Observe el número de horas de trabajo asignadas para cada día.

·         Reducción en la disponibilidad de unidades de los recursos    

Por ejemplo, la disponibilidad de un recurso se reduce desde 100% de unidades a 50% unidades porque trabaja a tiempo parcial. O bien, se escribe un tiempo no laborable más específico en el calendario del recurso, como de lunes a viernes, de 1:00 a 5:00 de la tarde. Para saber si la disponibilidad de unidades de un recurso se ha reducido, en el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos. Observe el campo Capacidad máxima del recurso. Si el campo Capacidad máxima indica 100%, en el menú Ver, haga clic en Uso de recursos. En el menúFormato, haga clic en Detalles y, a continuación, haga clic en Disponibilidad restante. Observe la disponibilidad restante de cada uno de los días en que el recurso tiene trabajo asignado. Para ver si en el calendario del recurso hay períodos no laborables, haga clic en el nombre del recurso, después enInformación del recurso  y, por último, haga clic en la ficha Horario de trabajo. Observe si hay un menor período laborable en el calendario del recurso.

·         Disponibilidad restringida después de especificar fechas para el recurso

Para averiguar si el recurso sólo está disponible en entre determinadas fechas, en el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos. Haga clic en el nombre del recurso, después en Información del recurso  y, por último, haga clic en la ficha General. Compruebe si las fechas especificadas en los cuadros Disponible desde yDisponible hasta no coinciden con las fechas en que está programada la tarea.

·         Se ha aplicado un perfil de trabajo a la asignación    

Por ejemplo, se asigna a un recurso una tarea con una duración de un día y un perfil de trabajo decreciente. El trabajo de la tarea está programado en incrementos que coinciden con el modelo del perfil de trabajo, comenzando en la fecha de comienzo de la tarea; o bien, se ha editado la asignación para crear un perfil de trabajo personalizado. Para averiguar si se ha aplicado un perfil de trabajo, en el menú Ver, haga clic en Uso de tareas. Haga clic en el recurso asignado a la tarea, después en Información de la asignación  y, por último, haga clic en la fichaGeneral. Observe el cuadro Perfil de trabajo. Si una asignación no posee ningún perfil de trabajo, en el cuadro Perfil de trabajo se selecciona Uniforme.

·         Un recurso está asignado a una tarea de resumen, además de a una o varias subtareas 

Si asigna un recurso a jornada completa a una tarea de resumen y después asigna el mismo recurso a jornada completa a subtareas específicas de esa tarea de resumen, el recurso está innecesariamente sobreasignado porque está asignado al resumen de todas las subtareas, además de al trabajo de una o varias subtareas.

Como regla general, debería evitar asignar recursos a tareas de resumen. Pero puede hacerlo si el tiempo del recurso dedicado al grupo de tareas aumenta a medida que aumenta la duración total de las subtareas. Asignar un recurso a una tarea de resumen es una manera rápida de dar al recurso la responsabilidad de todas las subtareas. Sin embargo, si el tiempo del recurso dedicado al grupo de tareas permanece inalterado independientemente de los cambios efectuados en la duración total de las subtareas, debería asignar el recurso a las tareas individuales y no a la tarea de resumen. Para ver si un recurso está asignado tanto a la tarea de resumen como a una o más de sus subtareas, en el menú Ver, haga clic en Uso de recursos. Observe el campo Nombre del recurso correspondiente a las tareas de resumen y a las subtareas.

·         El proyecto no tiene en cuenta el tiempo adicional que dedica un recurso a una tarea     Agregando horas extra no se pueden tener en cuenta las sobreasignaciones, sino resolverlas.

Cuándo se deben redistribuir los recursos

En la mayoría de los casos, tenga en cuenta la posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados sólo cuando haya introducido toda la información acerca de la programación de las tareas y la disponibilidad de los recursos. En algunos casos, es posible que desee redistribuir los recursos, comprobar el resultado y luego ajustar otra información de tareas y asignaciones.

Al introducir la información de programación para las tareas, tenga en cuenta lo siguiente para asegurarse de que Project programa el proyecto de modo que se ajuste de forma precisa a sus necesidades, evitando de ese modo sobreasignaciones de recursos innecesarias:

·         Utilice las dependencias de tareas para reflejar una secuencia de eventos.

·         Utilice las delimitaciones de fecha más inflexibles (como Debe comenzar el y Debe finalizar el) sólo si es necesario. Este tipo de delimitaciones reducen las posibilidades de ajustes que Project puede realizar a la hora de determinar las tareas que deben ajustarse para redistribuir los recursos.

·         Utilice las prioridades con moderación. Utilice la prioridad de tarea 1000 (que significa no redistribuir esta tarea) sólo cuando una tarea no se pueda retrasar ni dividir en modo alguno o cuando tenga otras tareas que prefiere retrasar o dividir si la redistribución es necesaria.

Cómo redistribuye Project los recursos

Utilizar la función de redistribución de recursos de Project es la manera más fácil de redistribuir los recursos. Cuando Project redistribuye los recursos, toma una serie de decisiones acerca de cada una de las tareas de la programación, para determinar si pueden retrasarse o dividirse para aliviar las sobreasignaciones de recursos. Se examinan los siguientes factores para determinar las tareas que deben retrasarse o dividirse:

·         Margen de demora disponible.

·         Duración de la tarea.

·         Delimitaciones de la tarea.

·         Id. de tarea.

·         Prioridad de la tarea.

·         Dependencias entre tareas.

·         Fechas de programación.

En el proceso de redistribución también se examina la información de los recursos:

·         Disponibilidad del recurso según el calendario de horas de trabajo.

·         Disponibilidad del recurso según su capacidad máxima.

·         Unidades de asignación del recurso para la tarea.

Cuando Project redistribuye los recursos, sólo retrasa o divide las tareas. No hará lo siguiente:

·         Reasignar tareas. Por ejemplo, Elena no sustituirá a Carlos en una tarea.

·         Optimizar la asignación de un recurso. Dado que la función de redistribución no mueve las tareas a un momento anterior ni reasigna las unidades, un recurso sobreasignado podría quedar como infraasignado después de la redistribución. Por ejemplo, supongamos que la capacidad máxima de Juan es del 100 por ciento y está asignado a una tarea al 60 por ciento y a otra al mismo tiempo al 50 por ciento. La redistribución movería al menos una de las asignaciones de modo que no transcurran al mismo tiempo. Debido a ello, es probable que Juan quede infraasignado.

·         Reasignar unidades. Por ejemplo, si Julia está asignada a dos tareas que están programadas al mismo tiempo, la redistribución no cambiará las unidades de Julia de modo que trabaje en ambas tareas al 50 por ciento.

·         Distribuir los recursos materiales.

·         Distribuir los recursos genéricos.

REVISAR CARGAS DE LOS RECURSOS

Uno de los aspectos más importantes de su función es la supervisión de las asignaciones de cada uno de los recursos, para que pueda equilibrar de forma eficaz sus cargas de trabajo. Es posible que algunos recursos se encuentren sobre asignadosmientras que otros pueden estar infra asignados. Puede revisar la eficacia con la que se están usando los recursos en el proyecto y si necesita realizar algún ajuste viendo sus cargas de trabajo y disponibilidad en Microsoft Office Project.

1.       Revisar las cargas de trabajo de recursos mediante la vista Uso de recursos

2.       Utilizar un gráfico para ver las cargas de trabajo individuales

3.       Ver una lista de recursos que están sobre asignados

4.       Agrupar recursos que están sobre asignados

5.       Buscar recursos que tengan tiempo disponible

Revisar las cargas de trabajo de recursos mediante la vista Uso de recurso

       En el menú Ver,

       Hacer clic en Uso de recursos.

       Revise los nombres de recurso y sus tareas asignadas en la parte de tabla  de la vista Uso de  recursos.

       Revise la parte de escala temporal  de la vista para ver cómo está asignado el trabajo en el período de tiempo seleccionado.

       En muchas vistas de recursos, incluida la vista Uso de recursos, los recursos sobre asignados se muestran en rojo.

       Se  produce una sobreasignación cuando se excede la capacidad máxima  de un recurso en cualquier período de tiempo.

       En las hojas de recursos, el campo indicador  de recursos sobre asignados también incluye el indicador   de redistribución de recursos (el rombo amarillo en la columna de información), que indica que el recurso debe ser redistribuido.

       Compruebe el indicador y revise las asignaciones de tareas para evaluar si la sobreasignación es aceptable.

REDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS

REDISTRIBUCIÓN: Resolver conflictos y sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas. Cuando Project redistribuye un recurso, las asignaciones seleccionadas del recurso se distribuyen y se vuelven a programar.

La redistribución de recursos es un modo de resolver las sobreasignaciones de los recursos. Normalmente, los recursos se redistribuyen de dos formas:

·         Se retrasa una tarea hasta que el recurso asignado tenga tiempo para trabajar en ella.

·         Se divide una tarea, de forma que parte de ella se realice en el momento planeado y el resto cuando el recurso asignado tenga tiempo.

Puede retrasar o dividir las tareas de forma manual, o bien dejar que Microsoft Office Project 2010 lo haga automáticamente, utilizando la función de redistribución de recursos. Además, existen otros métodos que pueden utilizarse para equilibrar la carga de trabajo de los recursos. Los métodos que elija para reducir las sobreasignaciones dependen de las limitaciones del proyecto, incluido el presupuesto, la disponibilidad de los recursos, la fecha de fin y la flexibilidad para programar tareas.

 

PASOS PARA REDISTRIBUIR LOS RECURSOS

1.       Haga clic en la pestaña Recursos.

2.       En el grupo Redistribuir, haga clic en una de las opciones siguientes.

·         Redistribuir selección    Use esta opción para redistribuir solo las tareas seleccionadas. Para seleccionar varias tareas contiguas, seleccione la primera tarea de la selección y, a continuación, presione MAYÚS mientras selecciona la última tarea de la selección. Para seleccionar varias tareas que no son contiguas, seleccione cada tarea presionando CTRL mientras selecciona la tarea. 

Esto resulta útil cuando puede ser aceptable sobre asignar recursos en ciertas tareas del plan del proyecto, pero los administradores del proyecto desean resolver la sobreasignación para otras tareas específicas.

·         Redistribuir recurso    Use esta opción para redistribuir solo las tareas con recursos específicos asignados. Haga clic en Redistribuir recurso y, a continuación, seleccione el recurso que tiene asignadas las tareas. Use CTRL para seleccionar varios recursos.

Si el recurso seleccionado está trabajando en tareas que tienen varios recursos, las demás asignaciones no se moverán.

·         Redistribuir todo    Use esta opción para redistribuir todos los recursos de todas las tareas del plan de proyecto.

·         Opciones de redistribución    Use esta opción para modificar la configuración que usa Project para la redistribución. Vea la sección sobre cómo modificar la configuración de redistribución en este artículo.

·         Borrar redistribución    Use esta opción para deshacer los efectos de la redistribución anterior.

¿QUE ES LA SOBREASIGNACIÓN DE RECURSOS?

Sobreasignación: El resultado de asignar más tareas a un recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible.

Sobreasignación de recursos.

La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas más tareas de las que puede llevar a cabo dentro de su periodo laborable, tanto, días que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado. Cuando esto sucede, Project nos avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores o en la Hoja de recursos aparecerá los recursos sobre asignados en color rojo.

Como resolver las sobreasignaciones.

• La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cual está asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones.

• También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de no sobre asignarlos.

• También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parámetros.

¿Cómo queda sobre asignado un recurso?

Un recurso sobre asignado tiene más trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo de que dispone. Cuando Project programa tareas, calcula la programación basándose en las necesidades de las tareas, no en la disponibilidad de los recursos asignados.vvvvv